Les besoins se sont révélés très variables selon les métiers (Sales, Marketing, Product). Les entretiens m’ont permis d’identifier 18 nouveaux champs, dont 8 absents du benchmark, ainsi que de dégager de premières pistes de fonctionnalités et d’optimisation des processus. Cette étape a également permis de poser les premières orientations concernant la classification des champs, entre obligatoires, optionnels et non pertinents.
Pepyte - HR tech SaaS
Recherche utilisateur
Mai 2023 à janvier 2025
Contexte
Pepyte propose une solution SaaS HR tech dédié aux recruteurs, où les formulaires Candidat, Offre et Entreprise constituent le socle de la donnée produit et conditionnent directement la performance du matching et des équipes.
Mission
Je dois repenser l’UX des formulaires Candidat, Offre et Entreprise afin d’améliorer la qualité et l’exploitabilité des données, le tout sans complexifier l’expérience utilisateur. Je dois concevoir un menu de personnalisation permettant aux utilisateurs d’activer ou non les champs présents dans les formulaires et créer des templates de formulaires adaptés à chaque métier.
Contraintes
Ces formulaires étant au cœur du produit, toute décision UX avait un impact direct sur l’ensemble des fonctionnalités. L’amélioration de la qualité de la donnée devait se faire méticuleusement.
Use case
Identifier les champs réellement utilisés par les recruteurs, comprendre les différences d’usage selon les métiers et structurer les informations en distinguant clairement les champs obligatoires, optionnels et non pertinents.
Ce travail a permis de poser les bases pour l’amélioration des formulaires existants, de créer des formulaires personnalisables et de créer des templates adaptés aux différents contextes d’usage, le tout en garantissant une expérience simple et éfficace.
Résultats & maquettes
Impacts
Les formulaires ont été repensés à partir des usages réels des recruteurs, ce qui a permis d’améliorer la qualité des données utilisées pour le matching. La saisie a été simplifiée sans perte d’information métier, réduisant la friction tout en préservant la richesse des contenus collectés.
Cette approche a également permis de diminuer le temps de création d’une fiche et de favoriser une adoption forte par les équipes, la solution ayant été co-construite avec les utilisateurs.
Maquettes Figma
Anciens formulaires rigides
Formulaires rigides, longs, peu adaptés aux besoins réels et ne respectant pas les pattern du produit.
Nouveaux formulaires personnalisés
Formulaires personnalisables, rapides à compléter, adaptées aux métiers et respectant les patterns du produit.
Nouveau menu de personnalisations
Menu de personnalisation permettant aux utilisateurs de configurer leurs fiches selon leurs besoins.
Étape 1 — Benchmark & identification de nouveaux champs
Début du use case
Méthode
J’ai commencé par recenser l’ensemble des champs disponibles dans les formulaires existants afin d’obtenir une vision claire de la donnée actuellement collectée. Pour identifier de nouveaux champs pertinents pour les trois formulaires, j’ai ensuite mené une analyse comparative de plusieurs outils concurrents.
Concrètement
Cette analyse approfondie m’a permis d’identifier les champs communément utilisés, de repérer ceux qui constituent de réels leviers de différenciation et de comprendre comment d’autres produits structurent et hiérarchisent la donnée. Cette étape a posé les bases d’une réflexion orientée qualité, cohérence et exploitabilité des informations collectées.
Résultats de l'étape 1
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Résultat
Cette phase m’a permis d’identifier 11 nouveaux champs potentiels, structurés dans une base Notion pour faciliter la comparaison et la prise de décision produit.
Ce document recense l’ensemble des champs existants dans notre outil ainsi que ceux proposés par les solutions concurrentes.
Livrable dans Notion
Étape 2 — Entretiens utilisateurs
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Entretiens
J’ai mené des entretiens afin de m’immerger dans le quotidien des recruteurs, de comprendre leurs méthodes de travail et d’identifier les informations réellement utiles à leurs missions.
Concrètement
J’ai conduit dix entretiens d’une heure, auprès de recruteurs de Pepyte mais également d’autres entreprises, afin de croiser les pratiques et les usages. Ces échanges étaient structurés autour de trois axes : leur processus lors d’un entretien, les champs obligatoires, les champs optionnels et les champs spécifiques à leurs métiers.
Au cours de ces entretiens, j’ai également identifié les points de friction et les leviers de valeur de leur quotidien, les outils qu’ils utilisent au jour le jour, ainsi que les fonctionnalités pertinentes à intégrer à notre solution.
Étape 2 - Résultats
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Résultats
Structuration via Notion
J’ai centralisé et structuré l’ensemble de ces données dans un document Notion partagé, utilisé comme support de restitution et de cadrage avec l’équipe afin d’orienter les décisions.
Étape 3 — Validation des hypothèses
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Questionnaire
Après avoir identifié de nombreux écarts entre la structure actuelle des formulaires et les usages réels observés lors des entretiens et du benchmark, j’ai conçu un questionnaire regroupant l’ensemble des champs : ceux déjà existants, ainsi que ceux identifiés lors des entretiens et issus du benchmark.
Pour chaque champ, les répondants devaient indiquer s’il devait être considéré comme obligatoire, optionnel ou non pertinent dans le cadre d’un formulaire de fiche candidat.
Valeur apportée
Cette démarche m’a permis de prendre des décisions claires et partagées, basées sur l’usage réel des recruteurs plutôt que sur des suppositions. Elle a aidé à identifier rapidement les champs vraiment utiles, à supprimer le superflu et à simplifier les formulaires sans perdre d’information métier.
Elle a aussi facilité l’alignement avec le Product Owner et sécurisé les choix produit, en posant des bases solides pour faire évoluer les formulaires de manière progressive et efficace.
Formulaires Notion
Étape 3 - Résultats
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Valeur apportée
Cette étape a permis d’aboutir à l’identification de quatre nouveaux champs pour la fiche candidat, trois pour la fiche offre et trois pour la fiche entreprise.
Elle a également permis de valider, avec l’équipe produit un déploiement progressif afin de faire évoluer les formulaires de manière maîtrisée et progressive.
Étape 4 — Ajout des nouveaux champs & améliorations UX
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J’ai intégré les nouveaux champs validés dans les formulaires et repensé les champs de saisie afin d’améliorer à la fois la rapidité de complétion et la qualité des données collectées, dans l’objectif de renforcer la performance du matching.
Concrètement
J’ai remplacé certains champs de saisie classiques par des champs assistés, proposant des suggestions, des tags ou des sélections rapides, afin de réduire l’effort de saisie et limiter les erreurs. J’ai également retravaillé la structuration de la donnée pour la rendre plus cohérente et directement exploitable pour le matching.
Étape 4 - Résultats
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Maquettes et Specs
· formulaires plus rapides à compléter
· données plus fiables et exploitables
Création d'un menu de personnalisation
J’ai également conçu un menu de personnalisation des champs pour les trois formulaires, permettant aux utilisateurs de configurer leurs fiches selon leurs besoins : ajouter ou supprimer des champs optionnels, définir les champs obligatoires pour la validation pour adapter chaque formulaire à leurs processus internes.
Résultats
Nouveau formumlaire
Menu de personnalisation
Étape 5 — Templates métiers (co-construction)
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Atelier de co-construction
L’objectif de cet atelier était de concevoir des templates pour les trois fiches candidat.
Nous avons travaillé sur trois métiers ciblés : Sales, Marketing et Product.
La mission pour les participants
Les participants devaient se prononcer pour chaque champ en fonction des métiers en votant :
· champ indispensable,
· champ non pertinent,
· Pas d’avis.
Pour faciliter l’exercice, seuls les champs nécessitant une réflexion étaient soumis au vote, les champs évidents (ex. Nom, Prénom) étaient intégrés automatiquement à tous les templates.
Atelier sur Figjam
Étape 5 - Résultats
fin du use case
Workshop
· les résultats du vote ont confirmé la nécessité de créer des templates,
· 4 templates métiers créés (Sales, Marketing Brand, Marketing Growth, Product) suite à l’identification d’une distinction claire entre Brand et Growth,
· création de fiches plus rapide pour nos équipes,
· forte adoption (solution construite avec les utilisateurs).
Merci pour votre attention
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